"Multitasking a kollégáim szuperképessége"

Már sok-sok évvel ezelőtt találkoztam ezzel a divatos kifejezéssel és azt gondoltam, hogy ez egy szuper dolog. Én is több mindent tudok egyszerre csinálni. Ma már szívesebben dolgoznék azzal, aki nem állítja magáról, hogy “multitasking” képességei vannak . Hogy miért? 

Mindenki szervezi az idejét valamilyen módon. Tudatosan, vagy ösztönösen, de a feladatok között priorizál és igyekszik a feladatokat megoldani. Hajlamosak vagyunk kisebb feladatokat egymással párhuzamosan végezni. Nincs is ezzel semmi gond. De a munka területén a hatékonyság egy fontos szempont.Vezetők sokszor úgy osztanak ki feladatokat, hogy “teher alatt nő a pálma” és amúgy belefér az idejébe. Ez egy külön téma lehet, hogy ki van tisztában azzal, hogy mit is csinálnak a kollégái pontosan és mi fér bele az idejükbe.

“Gorilla-teszt”

Az első gorillás felmérést a 90-es években készítették. Pontosabban 1999-ben a “Gorillas in Our Midst” című cikkben publikálták. A teszt során résztvevőknek egy videót kellett nézniük, amelyen két csoport játszik egy labdával. A nézőket arra kérték, hogy számolják meg, hányszor passzolják egymásnak a fehér trikós játékosok a labdát. A passzok számát rendszerint eltalálták, de a nézők 50%-a nem vette észre a videóban a táncoló gorillát. Ezt hívják figyelmi vakságnak.

Ez egy éles bizonyíték arra, hogy ha koncentrálunk valamire, akkor nem vesszük észre a körülöttünk lévő dolgokat. Nem tudunk egy időben több dolgot is csinálni.A multitasking szó a 60-as évekből származik. A számítógépek párhuzamos feladatvégzésére használt kifejezés, de valójában még a számítógépek sem képesek több feladatot egyszerre végezni. Csupán csak gyorsan, nagyon gyorsan váltanak a feladatok között. 

Ez történik az agyunkkal is. A mi agyunk sem erre a módszerre fejlődött ki. Nem egyszerre végzünk több feladatot, hanem sok apró, gyors váltást hajtunk végre a feladatok között.

Valójában ha 1 adott feladatra fókuszálunk, akkor sokkal hatékonyabb a munka eredménye. Bizonyos dolgokhoz ösztönösen is igényled a nyugodt körülményeket. Például egy üzleti terv átgondolása, pénzügyi eredmények vizsgálata, interjú és még sorolhatnám. Szeretnéd ha a figyelmed arra összpontosulna amit csinálsz, mert nem szeretnél benne hibázni.

Kutatások szerint átlagosan 90 percig tudunk tartósan koncentrálni 1 adott feladatra.

Volt már példa arra, hogy egy meetinged több órás lett? Érdemes ezt is figyelembe venni, mert a kollégáidtól nem tudod elvárni, hogy ennél több ideig koncentráljanak szünet nélkül.

“Hiperkommunikáció korszaka”

20-30 évvel ezelőtt teljesen más napi gondokkal küzdöttek meg a vállalkozások vezetői és a dolgozók. Teljesen átformálódott a kommunikáció. A 80-as években az IBM alkalmazta először az e-mailes kommunikációt. Ez olyan ütemben terjedt el és fejlődött, hogy ma már komoly problémát jelent az időgazdálkodás és ennek jelentős részében az e-mailek feldolgozása az ok. Amikor még faxoltunk, akkor egy üzenetbe kellett összefoglalni több lényeges információt és tudtuk, hogy majd csak idővel kapunk választ. Ezzel szemben ma bármi eszünkbe jut - akár egy fél mondat - azonnal elküldhetjük és várjuk is rá a választ azonnal. Ennek egy még rosszabb verziója amikor Messengeren, Viberen, WhatsAPP-on és társain kommunikál a vezető és várja az azonnali reakciókat. Munkaidőtől függetlenül. Hétvégén is! Esetenként pont akkor amikor adott esetben egy másik, fontosabb feladatot végez az alkalmazott. Ezt a feladatot a válaszadások miatt meg-megszakítja.

Felmérések szerint átlagosan 6 percenként ellenőrizzük az e-mail fiókunkat és több mint az 1/3-a 3 percenként vagy annál is gyakrabban.

Amikor már érzed, hogy elúsztál és nincs időd szinte semmire. Nem tudod befejezni a feladataidat és őskáosz vesz körül, akkor mielőtt bonyolult “time menedzsment”-be kezdesz érdemes lenne pár praktikus dolgot beiktatnod a napi rutinodba:

1. Tervezd meg előre, hogy adott napon mit fogsz csinálni. Így időt spórolsz meg a feladatok ad-hoc jellegét elkerülve.
2. Tarts szüneteket! Tervezd be a rövid feltöltődések idejét is.
3. “Bundling”- Kötegelj! Vagyis naponta csak pár alkalommal nézd meg az e-mailjeidet

Ezekkel a lépésekkel máris tettél valamit azért, hogy fejleszd a fókuszáltságodat.

+3 tipp vezetőknek:

+1.: Figyelj oda a kollégáid feladatvállalásainak időigényére és győződj meg róla, hogy valóban tud fókuszálni a feladatára vagy szüksége van esetleg valami segítségre? Sok esetben a “Home office” lehetősége pont erre nyújt megoldást. Ez az oka annak, hogy a munkavállalók nagy része hatékonyabbnak érzi a home-office-t, mint az irodai munkát.

+2. tipp: Válaszolj! Az e-mailekre a kollégáid is várják a választ. A nagy rohanásban sokszor hajlamosak a vezetők erről megfeledkezni.

+3. tipp: Minimalizáld vagy iktasd ki a Messenger és Viber, WhatsAPP üzeneteket, de legalább a munkaidő után ne alkalmazd!

+1 extra tipp: Amikor dolgozol és el kell mélyülnöd a feladatodban, nyugodtan csukd be az irodád ajtaját. Nem fog összeomlani a céged, ha csak 1 órával később kapnak választ a kollégáid. Az önálló működés erre is megoldást nyújt.

Vezetőként Te is felelős vagy a dolgozók idejével való gazdálkodásban. Az a felfogás, hogy mindenki maga menedzselje jól az idejét nem jó megközelítés, mert a kollégáid nagy része nem biztos, hogy erős ebben és egyébként is meg akarnak neked felelni, ezért nem fogják elmondani, hogy nem fér bele, hogy elúsztak. Ennek viszont lehet egy olyan hatása, hogy túlterheltnek érzi magát és ebből már mindenki tudja, hogy a hatékonyság romlása eredeztethető. A belső kommunikáció a cégkultúrád szerves része.